8 motive

8 motive

• 

• 

• 

• 

Preluarea apelurilor și e-mailuri este otrava multor proprietari de afaceri zi de lucru. Fie proprietarul este legat de telefon, fie trebuie să angajeze un angajat pentru această sarcină. Desigur, luarea programărilor este esențială pentru succesul oricărei afaceri, dar timpul necesar pentru a reduce cantitatea disponibilă pentru dezvoltarea afacerii și îmbunătățirea calității serviciilor. Utilizarea unui sistem de rezervare a rezervărilor permite proprietarilor de afaceri să recâștige acest timp și să-l folosească mai productiv.

Timpul pierdut pentru a răspunde la apeluri telefonice și pentru a crea întâlniri este de obicei substanțial. Potrivit unui studiu realizat de Sage, mediul de afaceri mic petrece 120 de zile lucrătoare în sarcini administrative. Și așa cum se arată mai jos, costul real al luării programărilor este adesea subestimat, deoarece nu ține cont de impactul distragerii. Acum oamenii se pot referi la a avea o zi de lucru care este „ocupată”, dar în care foarte puțin se simte ca și cum ar fi realizat. Aceasta este o experiență obișnuită pentru persoanele care își petrec o mare parte a zilei primind apeluri telefonice și răspunzând la e-mailuri.

Din fericire, există soluții pentru acest ucigaș major al productivității. Citiți mai departe pentru a afla de ce utilizarea unui software de rezervare online vă poate ajuta să vă îmbunătățiți semnificativ productivitatea, fără a sacrifica serviciul pe care îl oferiți clienților dvs.

1. Eliminați (sau reduceți ) necesitatea unei persoane de la recepție

Pentru a înțelege de ce un sistem de rezervare a rezervărilor este atât de valoros din punct de vedere al productivității, luați în considerare alternativa de a nu avea unul. Dacă nu există un sistem automat pentru efectuarea rezervărilor, atunci acest lucru trebuie făcut manual. Responsabilitatea va reveni în mod inevitabil proprietarului afacerii sau unei persoane de la recepție.

Timpul pentru a prelua un apel telefonic sau pentru a răspunde la un e-mail este semnificativ. Există, desigur, interacțiunea originală cu clientul respectiv. În cazul unui e-mail care citește ancheta inițială, se gândește la un răspuns și apoi scrie răspunsul dvs. Cu un apel, înțelege nevoile clienților și apoi le vorbește prin opțiunile lor de programare. Acest proces necesită frecvent mai multe interacțiuni. Odată confirmată rezervarea, va trebui să o introduceți în orice sistem de planificare pe care îl utilizați.

Cu un sistem de rezervare online, toate acestea sunt efectuate chiar de către client. Aceștia își pot face propria rezervare fără nicio interacțiune cerută de proprietar sau de un angajat. Dacă trebuie să modifice această rezervare, pot face acest lucru și fără a fi nevoie să contacteze.

Din perspectiva clientului, aceasta este de fapt o soluție și mai convenabilă. Aceștia pot face rezervarea în orice moment al zilei doresc și folosind orice dispozitiv. În schimb, chiar dacă aveți un angajat dedicat să accepte apeluri sau să răspundă la e-mailuri, programările se pot face numai în timpul programului de lucru.

2. Fără întreruperi ale fluxului de lucru

Majoritatea oamenilor subestimează mult timpul necesar pentru a reveni la o sarcină după ce a fost întrerupt. Într-un studiu realizat de cercetători de la Universitatea din Irvine, s-a constatat în medie că a durat în medie 23 de minute și 15 secunde pentru a reveni la o sarcină după ce a fost întreruptă. Când luăm în considerare această statistică, este uluitor costul real al răspunsului la un e-mail sau la un apel telefonic pentru a rezerva o întâlnire.

De exemplu, dacă primiți doar șase e-mailuri sau apeluri pe zi, pierdeți aproape două ore și jumătate în timp productiv, revenind la sarcina dvs. inițială. Acest lucru nu ține cont nici de timpul implicat în efectuarea rezervării sau a apelului.

Poate că și mai dăunător succesului pe termen lung al afacerii dvs. este că această distragere constantă reduce oportunitatea pentru ceea ce este adesea numit „muncă profundă”. Munca profundă este locul în care suntem capabili să devenim pe deplin implicați într-o sarcină semnificativă pe o perioadă lungă de timp.

Acest tip de muncă profundă este ceea ce poate produce schimbări reale de joc pentru afacerea dvs. Dacă dumneavoastră sau angajații dvs. cheie vă distrageți atenția prin preluarea apelurilor, atunci este imposibil ca această muncă profundă să aibă loc vreodată. Dacă sunteți proprietarul unei afaceri și sunteți o persoană care acceptă apelurile, atunci costul pe termen lung va fi substanțial. Dacă simțiți că lucrați întotdeauna „în” afacere și niciodată „la” afacere, atunci distracția poate fi unul dintre principalii vinovați.

3. Reduceți stresul și sporiți productivitatea

O altă constatare cheie din studiul Universității din Irvine a fost că întreruperile de-a lungul zilei de muncă duc, de asemenea, la creșterea stresului. Conform studiului:

„Întreruperile își au costul: persoanele aflate în condiții de întrerupere au experimentat o sarcină mai mare de muncă, mai mult stres, frustrare mai mare, mai multă presiune în timp și mai mult efort”.

Această constatare va fi de bun simț pentru oricine a fost însărcinat să răspundă la telefon pentru a face rezervări. Dacă încercați să faceți alte lucrări importante, întreruperile constante pot crea un sentiment de copleșire. Angajații care sunt însărcinați cu efectuarea rezervărilor se confruntă adesea cu frustrarea că nu au timp pentru alte sarcini esențiale, ceea ce duce la supra încărcarea angajatului.

Stresul este bine recunoscut ca un factor major de productivitate. Într-un studiu realizat pe 22.347 de angajați din 12 țări, s-a constatat că mai mult de jumătate dintre angajații despre care se spunea că experimentează niveluri ridicate de stres au fost deconectați de la locul de muncă. În cazul angajaților care au experimentat un nivel scăzut de stres, doar unul din zece a spus că acolo s-au dezactivat.

Legătura dintre stres și niveluri scăzute de productivitate și absenteismul frecvent este bine stabilită. O rezervare online elimină stresul de a lua în permanență apeluri telefonice sau de a răspunde la e-mailuri. La rândul său, acest lucru poate crea un mediu de lucru mai sănătos, în care angajații sunt capabili să lucreze mai productiv la celelalte sarcini ale acestora.

4. Optimizați încasăriile

Rezervarea este doar o parte a procesului atunci când un client face o programare. Clientul respectiv va trebui, de asemenea, să efectueze plata pentru rezervare. Aceasta ar putea fi depunerea depozitului inițial sau plata serviciului integral. Solicitarea unui angajat de a face aceste plăți manual poate consuma mult timp. Dacă nu s-a efectuat plata, atunci clientul trebuie urmărit.

Cu sistemul de rezervare Royal Booking Pro, plățile pot fi integrate în procesul dvs. Aceasta include setarea unui depozit inițial pentru a menține programarea. Prin automatizarea preluării depozitelor ca parte a procesului de rezervare, puteți reduce și „neprezentările”.

Permiterea clienților să efectueze plăți în timpul procesului de rezervare elimină necesitatea de a prelua detaliile de plată și de a le introduce în sistemul dvs. În plus, plățile pot fi efectuate în orice moment al zilei. Și pentru că puteți oferi clienților fără acces la detaliile programării lor, clienții pot avea încredere că rezervarea lor a fost efectuată și plătită.

5. Eliminați necesitatea notificărilor manuale

Clienții doresc să fie informați cu privire la starea comenzii sau rezervării lor. Fie că este vorba de o sesiune de antrenament personal sau de un transfer de la aeroport, clienții vor să aibă încredere că programarea lor este rezervată și va fi furnizată la timp. Notificările cu memento sunt, de asemenea, una dintre cele mai bune modalități de a reduce absența clienților și de a vă asigura că au toate informațiile relevante de care au nevoie pentru a participa la o întâlnire.

În timp ce rezervarea notificărilor este un element important al oricărei companii care ia programări, livrarea manuală a acestor mesaje necesită timp. Cu sistemul nostru de rezervare, aceste notificări pot fi complet automatizate.

Folosind șabloane, notificările pot fi setate pentru a fi livrate în programul dorit prin e-mail sau SMS. Utilizarea notificărilor automate înseamnă că nu trebuie să vă faceți griji că informațiile cheie nu au fost trimise clientului. Notificările pot fi declanșate de anumite evenimente sau intervale de timp în timpul procesului de rezervare. Acest lucru ar putea include trimiterea imediată a unei notificări după efectuarea unei noi rezervări de programare sau cu o zi înainte ca serviciul să fie livrat.

Rezultatul general este un client mai fericit și mai bine informat, care este mai puțin probabil să intre în contact pentru a afla informații despre rezervarea lor.

6. Obțineți informațiile relevante

Când furnizați un serviciu, există anumite informații de integrare pe care le oferă clientul, ceea ce poate face ca livrarea respectivului serviciu să fie mai eficientă. Din păcate, multe companii obțin aceste informații într-un mod foarte ad-hoc. Dacă luați detaliile de integrare prin telefon, există posibilitatea ca o eroare umană să ducă la introducerea informațiilor incorecte. Dacă trebuiau furnizate documente, atunci acest lucru ar putea necesita ca clientul să le trimită manual, iar un membru al personalului le va încărca.

Cu un sistem de rezervare online, puteți oferi clienților opțiunea de a completa propriile detalii de integrare. Aceasta ar putea include completarea unui chestionar sau încărcarea documentelor relevante. Deținerea tuturor informațiilor într-un singur loc va simplifica procesele dvs., oferindu-le contractanților sau angajaților informațiile relevante de care au nevoie pentru a furniza serviciul. Deoarece decideți câmpurile pe care doriți să le utilizați pentru solicitarea informațiilor, vă puteți asigura că informațiile solicitate sunt formatate în mod constant.

7. Automatizați programul angajaților

Cealaltă jumătate a oricărei rezervări este angajatorul sau contractantul care va presta serviciul respectiv. Pentru majoritatea companiilor, organizarea programării implică multă muncă. De fapt, în funcție de numărul de personal pe care îl utilizați, acesta poate fi un rol cu ​​normă întreagă pentru unul sau mai mulți angajați.

Sistemul nostru de rezervare vă poate ajuta să automatizați acest proces, astfel încât să nu mai aveți nevoie să alocați un angajat la o anumită rezervare. Prin introducerea unui anumit antreprenor sau angajat într-un calendar, clientul va putea să le rezerve numai atunci când există cineva disponibil să preia rezervarea.

Angajatul poate fi apoi informat în mod automat când se face o rezervare și programarea se adaugă la programul său. Folosind un calendar partajat, angajatul poate urmări când este rezervat pentru a presta un serviciu. Acest lucru este foarte util atunci când aveți o afacere care angajează un număr mare de contractori independenți, cum ar fi un serviciu de mutare sau limuzină. Acești contractanți își pot urmări cu ușurință propriile întâlniri, fără a fi nevoie să contacteze sediul central.

Prin automatizarea programării, atât angajatul care furnizează serviciul, cât și cei însărcinați cu organizarea acestora, au mai mult timp la dispoziție.

8. Clienții pot să își gestioneze propriile întâlniri / rezervări

Relația cu clienții care au făcut o programare necesită invariabil o mulțime de timp. Multe dintre întrebările la care trebuie să se răspundă se referă la detalii despre numirea lor. Aceste întrebări pot fi relativ simple de răspuns, dar transmiterea informațiilor necesită mult timp.

Notificările prin e-mail trimise în urma rezervării cu aceste detalii vă pot ajuta, dar clienții își pierd invariabil informațiile. Dacă vor să anuleze o întâlnire, vor trebui să sune sau să trimită un e-mail și să solicite unui membru al personalului procesarea cererii.

Cu software-ul de rezervare online, clienții sunt împuterniciți să găsească informațiile de care au nevoie cu privire la programările lor și să facă modificări. Puteți oferi clienților detalii de autentificare personalizate pe site-ul dvs. web. Folosind detaliile lor individuale de autentificare, vor putea vizualiza detaliile rezervăriilor lor. Aceasta poate include tipul de serviciu, care angajat sau contractant va livra programarea, cât costă și când este programată programarea acestora. De asemenea, puteți alege să permiteți clienților să își anuleze programarea. Anularile pot fi gestionate aprobate manual sau automat.

Programările sunt esența oricărei afaceri de servicii, dar costul pentru productivitate din efectuarea rezervărilor poate fi substanțial. Un sistem de rezervare a rezervărilor online vă permite clienților să preia controlul asupra propriilor rezervări. Acest lucru oferă clienților dvs. posibilitatea de a face rezervări și de a accesa toate informațiile de rezervare în orice moment al zilei. Oferiți angajaților dvs. mai mult timp pentru a oferi un serviciu superior clienților dvs.